Ob analog oder digital, die Datenverarbeitung birgt einige Fallstricke.
Mit dem richtigen Know-how und der richtigen Software sind Sie auch als Friseursalon in Sachen Datenschutz gut aufgestellt. Bereits seit einigen Jahren gilt europaweit die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO). Sie zielt darauf ab, personenbezogene Daten besser zu schützen. Doch für Unternehmen, insbesondere in der Schönheitsbranche, gibt es seither einige Punkte zu beachten. Wenn Sie die fünf größten Datenschutzfallen kennen, können Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen und teure Fehltritte vermeiden.
Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen immer weiter voran. Die Corona-Pandemie hat diesen Prozess noch verstärkt und in vielen Unternehmen deutlich beschleunigt. Während der digitale Raum viele neue Möglichkeiten für effizientes Arbeiten eröffnet, lauern dort auch einige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt. Aber nicht nur digitale Prozesse bergen Risiken: Auch wenn Kundendaten analog verarbeitet werden, gibt es einiges zu beachten. Seit die DSGVO in Kraft getreten ist können bei Fehlern hohe Geldstrafen verhängt werden – und auch der Ruf leidet, wenn Datenschutzprobleme öffentlich bekannt werden. Wir sagen Ihnen, worauf Sie in Bezug auf den Datenschutz in Friseursalons achten müssen.
Persönliche Daten
Die europäische DSGVO befasst sich vor allem mit dem Schutz von sogenannten personenbezogenen Daten. Aber was ist das eigentlich? Und wo befinden sich diese Daten? Grundsätzlich sind personenbezogene Daten Informationen, mit denen eine Person identifiziert werden kann. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, vollständige Wohnanschrift, IP-Adresse, aber auch Geschlecht, Wohnort oder Geburtsdatum einer Person. Sie merken, dass, sobald Sie oder Ihre Mitarbeiter mit Kunden in Kontakt treten, personenbezogene Daten verarbeitet werden. Frau Weber aus der Blumenstraße 7 vereinbart einen Termin im Maniküre Salon? Frau Schmitt hinterlässt ihre Telefonnummer, um bei Terminänderungen benachrichtigt zu werden? Alle diese Daten müssen vertraulich behandelt und geschützt werden.
Wo die größten Fallen lauern
Eine Vielzahl sensibler Daten wird täglich verarbeitet, insbesondere in Unternehmen mit engem Kundenkontakt. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter über den Umgang mit diesen Informationen und den Datenschutz in Friseursalons zu informieren. Die Datenschutzfallen lauern jedoch nicht nur im persönlichen Kontakt – auch die verwendete Software muss den europäischen Standards entsprechen. Die größten Fallen lauern auf den bekannten Kommunikationswegen und bei der Sicherung von Informationen. Heikel kann es werden, wenn Sie:
- Am Telefon über persönliche Daten diskutieren
- Sensible Informationen per E-Mail weitergeben
- Einen Newsletter ohne Double-Opt-In versenden.
- Den Kontakt mit Kunden über WhatsApp aufrechterhalten.
- Daten analog in Kundendateien oder Telefonbüchern aufbewahren.
Die Telefonfalle
Um einen Termin zu vereinbaren, etwas abzusprechen oder Informationen zu erhalten: Das Telefon ist auch heute noch das meistgenutzte Kommunikationsmittel in der Schönheitsbranche. Dennoch ist Vorsicht geboten. Bevor Sie persönliche Daten mit Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin am Telefon abgleichen können, müssen Sie unbedingt seine/ihre Identität überprüfen. Wie könnte das aussehen? Angenommen, Frau Müller ruft Sie im Friseursalon an, um den nächsten Termin zu vereinbaren. Sie möchten die Gelegenheit nutzen, um die Kontaktdaten Ihrer Kundin zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Dazu ist es wichtig, vorher zu überprüfen, ob am anderen Ende der Leitung wirklich die echte Frau Müller sitzt, damit Sie nicht versehentlich persönliche Daten an Dritte weitergeben. Hierfür gibt es ganz einfache Möglichkeiten. Zum einen können Sie Ihren Kunden individuelle Codes oder PINs zuweisen, mit denen sie sich am Telefon identifizieren. Zum anderen können Sie gezielt nach weiteren Identitätsmerkmalen fragen, z. B. nach dem Wohnort oder der E-Mail-Adresse. Und wenn Sie sicher sind, dass Sie die echte Frau Müller am anderen Ende der Leitung haben, steht einem Datenabgleich nichts mehr im Wege.
Die E-Mail-Falle
Persönliche Daten werden nicht nur per Telefon, sondern auch per E-Mail ausgetauscht. Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine E-Mail an den falschen Empfänger gesendet wird. Die praktische automatische Vervollständigung birgt ein großes Risiko: Wenn Sie mehrere Personen mit demselben Vor- oder Nachnamen in Ihrem Kontaktbuch haben, wird die Adresse des falschen Empfängers schnell aus der Vorschlagsliste ausgewählt. Am sinnvollsten ist es, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter die automatische Vervollständigung deaktivieren und stattdessen die Kundendaten noch einmal genau überprüfen. Das kann ein paar Minuten länger dauern, aber auf lange Sicht kann es Ihnen viel Ärger und hohe Geldstrafen ersparen.
Die Newsletter-Falle
Sie haben eine gut gefüllte Datenbank und möchten daraus schnell und einfach eine E-Mail-Verteilerliste für Ihren neuen Newsletter erstellen? Bitte beachten Sie! Sie dürfen die E-Mail-Adressen (und andere personenbezogene Daten) Ihrer Kunden nur für Zwecke verwenden, denen die betroffenen Personen ausdrücklich zugestimmt haben. Die Verwendung für Werbezwecke in Form eines Newsletters ist also nur dann erlaubt, wenn die Kundin oder der Kunde Ihnen die Erlaubnis dazu gegeben hat. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Anmeldung zum Newsletter ein so genanntes Double-Opt-In-Verfahren anwenden: Ihre Kundinnen und Kunden fordern den Newsletter unter ihrer E-Mail-Adresse selbst an. Anschließend erhalten sie eine Bestätigungs-E-Mail, in der sie ihre Anmeldung durch Anklicken eines entsprechenden Links noch einmal bestätigen. Außerdem muss immer eine Abmeldemöglichkeit für den bestellten Newsletter angegeben werden.
Die WhatsApp-Falle
WhatsApp ist zweifellos einer der am weitesten verbreiteten Messenger und ermöglicht so die Kommunikation auf niedriger Ebene mit vielen Menschen. Trotz seiner weiten Verbreitung ist WhatsApp für den beruflichen Gebrauch kaum geeignet. Der Messenger-Dienst hat Zugriff auf alle Kontakte auf Ihrem Gerät und gleicht diese Telefonnummern mit den Telefonnummern auf den WhatsApp-Servern ab. Ohne die ausdrückliche Zustimmung aller Ihrer Kontakte ist dies nicht mit der europäischen DSGVO vereinbar. Bevorzugen Sie stattdessen die Kommunikation per E-Mail – eine All-in-One-Salonsoftware wie Salonkee macht den Datenschutz im Friseursalon besonders einfach – oder wechseln Sie zu einem Messenger mit höheren Sicherheitsstandards.
Die Falle der Karteikarten und Terminkalender
Ist es also sicherer, Kundendaten analog auf Karteikarten als in Telefon- und Terminbüchern aufzubewahren? Nicht unbedingt. Alle Dokumente, die persönliche Daten enthalten, sollten jederzeit unter Verschluss und außer Sichtweite aufbewahrt werden – zum Beispiel in einem verschlossenen Aktenschrank. Vor und nach jeder Nutzung sollten sie geöffnet und sofort wieder an einen sicheren Ort gebracht werden. Auch wenn sie nicht mehr gebraucht werden, dürfen Personalakten, Bewerbungen oder Verträge nicht einfach in den Müll geworfen werden, sondern müssen in einem Aktenvernichter nach DIN 66399 geschreddert werden. Auch hier kann eine sichere Softwarelösung Ihnen das Leben erleichtern – und die Daten Ihrer Kunden besser schützen.
Know-how und Software helfen, Daten in Friseursalons zu schützen!
Nur wenn Sie die wichtigsten Fallstricke des Datenschutzes kennen, können Sie sie erfolgreich vermeiden. Ein paar einfache Änderungen genügen, um optimal durch heikle Situationen zu navigieren und so in Zukunft viel Ärger, Zeit und hohe Kosten zu vermeiden. Noch effektiver ist der Einsatz einer All-in-One-Softwarelösung wie Salonkee, mit der Sie alle Informationen über Ihre Kunden und Termine einfach und sicher verwalten und gleichzeitig den Kundenkontakt per E-Mail, SMS und Newsletter über ein einziges System abwickeln können.
Möchten Sie Ihren Datenschutz aufrüsten? Testen Sie jetzt eine der modernsten und vielfältigsten Kundenverwaltungsanwendungen und Salon-Software auf dem Markt unter www.salonkee.de.
