Analogique ou numérique, le traitement des données recèle quelques pièges.
Avec le savoir-faire et le bon logiciel, vous êtes bien positionné en matière de protection des données, même en tant que salon de coiffure.Depuis quelques années déjà, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est en vigueur dans toute l’Europe. Il vise à mieux protéger les données personnelles. Mais pour les entreprises, notamment dans le secteur de la beauté, il y a depuis quelques points à prendre en compte. Connaître les cinq principaux pièges de la protection des données permet de prendre des mesures à temps et d’éviter des faux pas coûteux.
La numérisation ne cesse de progresser dans tous les secteurs. La pandémie Corona a encore renforcé ce processus et l’a nettement accéléré dans de nombreuses entreprises. Alors que l’espace numérique ouvre de nombreuses nouvelles possibilités pour un travail efficace, il s’y cache aussi quelques pièges qu’il faut éviter. Mais les processus numériques ne sont pas les seuls à présenter des risques : même lorsque les données des clients sont traitées de manière analogique, il faut faire attention à certaines choses. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, des amendes élevées peuvent être infligées en cas d’erreur – et la réputation est également entachée lorsque des problèmes de protection des données sont rendus publics. Nous vous disons ce à quoi vous devez faire attention en matière de protection des données dans les salons de coiffure.
Données personnelles
Le RGPD européen se consacre avant tout à la protection des données dites personnelles. Mais de quoi s’agit-il au juste? Et où se trouvent ces données? En gros, les données à caractère personnel sont des informations qui permettent d’identifier une personne. Il s’agit notamment du nom, de l’adresse e-mail, de l’adresse complète du domicile, de l’adresse IP, mais aussi du sexe, du lieu de résidence ou de la date de naissance d’une personne. Vous remarquez que dès que vous ou vos collaborateurs entrez en contact avec des clients, des données à caractère personnel sont traitées. Monsieur Weber de la Blumenstraße 7 prend rendez-vous au salon de manicure ? Mme Schmitt laisse son numéro de téléphone afin d’être prévenue en cas de changement de rendez-vous? Toutes ces données doivent être traitées de manière confidentielle et être protégées.
Où se trouvent les plus grands pièges
Une multitude de données sensibles sont traitées quotidiennement, en particulier dans les entreprises en contact étroit avec la clientèle. Il est donc d’autant plus important d’ informer les collaborateurs à la gestion de ces informations et à la protection des données dans les salons de coiffure. Mais les pièges de la protection des données ne se cachent pas seulement dans le contact personnel – les logiciels utilisés doivent également être conformes aux normes européennes. Les plus grands pièges se trouvent sur les voies de communication connues et lors de la sauvegarde des informations. Les choses peuvent devenir délicates lorsque vous:
- Discutez sur des données personnelles au téléphone
- Partagez des informations sensibles par e-mail
- Envoyez une newsletter sans double opt-in
- Entretenez le contact avec les clients via WhatsApp
- Conservez les données de manière analogue dans les fichiers clients ou les annuaires téléphoniques
Le piège du téléphone
Prendre rendez-vous, se mettre d’accord ou obtenir des informations: dans le secteur de la beauté, le téléphone est encore aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé. Et pourtant, cela exige de la prudence. Avant de pouvoir comparer des données personnelles avec votre client ou cliente au téléphone, il est impératif de vérifier son identité. À quoi cela pourrait-il ressembler? Supposons que Mme Müller vous appelle au salon de coiffure pour fixer le prochain rendez-vous. Vous souhaitez profiter de l’occasion pour vérifier les données de contact de votre cliente et les mettre à jour si nécessaire. Pour cela, il est important de vérifier au préalable que c’est bien la véritable Mme Müller qui se trouve à l’autre bout du fil, afin de ne pas transmettre par inadvertance des données personnelles à des tiers. Pour cela, il existe des possibilités très simples. D’une part, vous pouvez attribuer à vos clients des codes individuels ou des codes PIN avec lesquels ils s’identifient au téléphone. D’autre part, vous pouvez demander de manière ciblée d’autres caractéristiques d’identité, comme le lieu de résidence ou l’adresse e-mail. Et si vous êtes sûr d’avoir la véritable Madame Müller au bout du fil, plus rien ne s’oppose à une comparaison des données.
Le piège des emails
L’échange de données personnelles ne se fait pas seulement par téléphone, mais aussi par e-mail. Dans la vie trépidante d’un salon, il peut vite arriver qu’un email soit envoyé au mauvais destinataire. La saisie semi-automatique, très pratique, comporte un risque important: si plusieurs personnes portant le même nom ou le même prénom figurent dans votre carnet de contacts, l’adresse du mauvais destinataire est rapidement sélectionnée dans la liste de propositions. Le plus judicieux est que vous et vos collaborateurs désactiviez l’auto-complétion et que vous préfériez vérifier une nouvelle fois les données des clients avec précision. Cela peut prendre quelques minutes de plus, mais à long terme, cela peut vous épargner beaucoup d’ennuis et des amendes élevées.
Le piège des newsletter
Vous disposez d’une bonne base de données bien remplie et vous souhaitez en tirer rapidement et facilement une liste de distribution d’e-mails pour votre nouvelle newsletter? Attention! Vous ne pouvez utiliser les adresses e-mail (et autres données à caractère personnel) de vos clients qu’à des fins auxquelles les personnes concernées ont explicitement consenti. L’utilisation à des fins publicitaires sous la forme d’une newsletter n’est donc autorisée que si la cliente ou le client vous en a donné l’autorisation. Pour cette raison, vous devriez utiliser une procédure dite de double opt-in pour l’inscription à la newsletter: Vos clients demandent eux-mêmes la newsletter à leur adresse e-mail. Ils reçoivent ensuite un e-mail de confirmation dans lequel ils confirment à nouveau leur inscription en cliquant sur un lien correspondant. En outre, une possibilité de se désabonner de la newsletter commandée doit toujours être indiquée.
Le piège du WhatsApp
WhatsApp est sans aucun doute l’une des messageries les plus répandues et permet ainsi de communiquer à bas niveau avec de nombreuses personnes. Malgré sa large diffusion, WhatsApp ne convient guère à une utilisation professionnelle. Le service de messagerie a accès à tous les contacts de votre appareil et compare ces numéros de téléphone avec ceux des serveurs WhatsApp. Sans le consentement explicite de tous vos contacts, cela n’est pas compatible avec le RGPD européen. Privilégiez plutôt la communication par e-mail – un logiciel de salon tout-en-un comme Salonkee facilite particulièrement la protection des données dans le salon de coiffure – ou passez à une messagerie avec des normes de sécurité plus élevées.
Le piège des fiches et des agendas
Est-il donc plus sûr de conserver les données clients de manière analogique sur des fiches ou dans des carnets de téléphone et de rendez-vous? Pas nécessairement. Tous les documents contenant des données personnelles doivent être conservés à tout moment sous clé et hors de portée des regards – par exemple dans une armoire à dossiers fermée à clé. Avant et après chaque utilisation, ils doivent être ouverts et immédiatement remis en lieu sûr. Même lorsqu’ils ne sont plus utilisés, les dossiers personnels, les candidatures ou les contrats ne doivent pas simplement être jetés à la poubelle, mais doivent être déchiquetés dans un destructeur de documents conforme à la norme DIN 66399. Là encore, une solution logicielle sécurisée peut vous faciliter la vie – et mieux protéger les données de vos clients.
Le savoir-faire et les logiciels aident à protéger les données dans les salons de coiffure!
Ce n’est qu’en connaissant les principaux pièges de la protection des données que vous pourrez les éviter avec succès. Quelques modifications simples suffisent pour naviguer de manière optimale dans les situations délicates et éviter ainsi à l’avenir beaucoup d’ennuis, de temps et de coûts élevés. L’utilisation d’une solution logicielle tout-en-un, comme Salonkee, est encore plus efficace: elle vous permet de gérer de manière simple et sûre toutes les informations sur vos clients et vos rendez-vous et, en même temps, de gérer les contacts avec les clients par e-mail, SMS et newsletter à partir d’un seul système.
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